Word es una aplicación de autoedición, pero también es mucho más. Es la navaja suiza de las herramientas de creación y edición de documentos, con numerosas funciones que te ayudarán a realizar cualquier tarea relacionada con los documentos. Sin embargo, algunas de esas funciones pueden resultar abrumadoras al principio. Word tiene tantas campanas y silbatos que aprender a usarlos todos puede ser un reto. No sabes por dónde empezar. Este artículo presenta 20 funciones de Word que tal vez no conozcas o que tal vez utilices de vez en cuando, pero no lo suficientemente a menudo como para recordar cómo funcionan siempre. Desde las macros hasta la combinación de correspondencia y todo lo demás, déjanos llevarte a conocer las funciones menos conocidas de Word.
Combinar documentos
Si necesita combinar varios documentos en uno solo, puede utilizar la función de combinar archivos de Word. Abra el primer documento que desee combinar en un nuevo documento. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en una nueva ventana. Seleccione el documento que desea combinar en el primer documento y haga clic en Abrir. Los dos documentos se combinan ahora en un único documento con el nombre del primer documento. Tenga en cuenta que el contenido del segundo documento no se incluye en el primero, sino que se añade al final del primero. Si desea combinar los dos documentos y añadir un título al documento combinado, seleccione ambos documentos y haga clic en la pestaña Archivo. En el grupo Abrir, haga clic en Combinar archivos. En el cuadro de diálogo Combinar documentos, seleccione Anexar al documento existente o Combinar en un solo documento y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede seleccionar Sobrescribir el documento existente para sustituir el primer documento por el segundo.
Crear una macro
Una macro es una secuencia de acciones que se graban mientras se realizan en Word. A continuación, puede reproducir la macro para automatizar una secuencia de acciones que realiza a menudo en Word. Por ejemplo, puedes crear una macro que realice una revisión ortográfica del texto seleccionado o una macro que fusione las celdas de la tabla seleccionada en una sola celda. A continuación, puedes ejecutar la macro cuando la necesites para volver a realizar las mismas acciones con un solo clic. Puedes crear macros en cualquier tipo de documento de Word. Puedes seleccionar texto, hacer clic en la pestaña Revisar y, a continuación, hacer clic en Grabar macro para empezar a grabar tus acciones. Cuando haya terminado, haga clic en Detener grabación. Word crea una nueva macro con un nombre que puedes editar si es necesario.
Crear un esquema de documento
Para crear un esquema de su documento en Word, seleccione el texto y luego haga clic en la pestaña Inicio. En el grupo Contorno, haz clic en el botón Contorno y luego en Crear un Contorno. Word inserta una pestaña para cada párrafo del documento. Haz clic en el botón de parada de pestañas y, a continuación, haz clic en Automático. Word cambia el número de pestañas para crear un esquema jerárquico basado en los estilos de párrafo del documento. Para cambiar el nivel de esquema, haz clic en la pestaña de párrafo y luego en Nivel de esquema. También puede hacer clic en el botón Contorno automático para cambiar el nivel del contorno basándose en el estilo y el nivel del párrafo. Para añadir o eliminar un párrafo del esquema, seleccione el párrafo, haga clic en la pestaña Inicio y luego en el botón Romper esquema. Para añadir un título al esquema, haga clic en el botón Contorno automático y luego en el botón Siguiente nivel de esquema.
Usar el seguimiento de cambios
Si colaboras con coautores en un documento o revisas documentos creados por otros, puedes usar el seguimiento de cambios en Word para ver quién hizo cambios en cada contenido, cuándo se hicieron los cambios y qué se cambió. Para activar el seguimiento de cambios de un documento, seleccione la ficha Revisión, haga clic en Seguimiento de cambios y, a continuación, active la casilla Mostrar cambios mientras se edita este documento. Cuando realice cambios, puede seleccionar el texto y hacer clic en la pestaña Revisar. En el grupo Seguimiento, haga clic en el botón Seguimiento y, a continuación, haga clic en Mostrar cambios para ver quién realizó los cambios, la fecha y la hora en que se realizaron y lo que se cambió. También puede hacer clic en la pestaña Revisar, en Comentarios y, a continuación, en Mostrar todos los comentarios para ver todos los comentarios del documento.
Crear un calendario de documentos
En Word, puedes crear un calendario rápidamente seleccionando el texto y haciendo clic en la pestaña Inicio. En el grupo Insertar, haz clic en el botón Calendario y luego en Crear calendario. Word inserta una tabla con una fila para cada día del mes. Haz clic en el menú Tabla y, a continuación, en Seleccionar tabla En el menú Tabla, haz clic en Bordes y, a continuación, haz clic en el ancho y el estilo que desees para los bordes. También puede hacer clic en el menú Tabla y, a continuación, en Seleccionar tabla en el menú Tabla, hacer clic en Líneas de cuadrícula y, a continuación, hacer clic en Líneas de cuadrícula ocultas para ocultar las líneas de cuadrícula. Para cambiar el mes inicial, seleccione la tabla, haga clic en el menú Tabla y, a continuación, en el menú Seleccionar tabla en la tabla. También puede hacer clic en el menú Tabla y luego en Seleccionar tabla en el menú Tabla, hacer clic en Insertar tabla y luego hacer clic en el mes siguiente. Para seleccionar un calendario diferente, seleccione la tabla, haga clic en el menú Tabla y, a continuación, en el menú Seleccionar tabla en la tabla, haga clic en Seleccionar calendario y, a continuación, en el calendario que desee.
Función de recuento de palabras
La función de recuento de palabras cuenta cuántas palabras y caracteres hay en una selección. Seleccione el texto y luego haga clic en la pestaña Revisar. En el grupo Revisión, haga clic en el botón Contar palabras para mostrar el cuadro de diálogo Contar palabras. En el cuadro de diálogo Recuento de palabras, seleccione la casilla Mostrar el recuento de palabras mientras se edita y, a continuación, haga clic en Aceptar. Word muestra el número de palabras en la barra de estado de la parte inferior de la ventana de Word. Si desea utilizar la función de recuento de palabras sin mostrar la información en la barra de estado, seleccione el texto y, a continuación, haga clic en la pestaña Revisar. En el grupo Revisión, haga clic en el botón Contar palabras y luego en Contar sólo la palabra seleccionada. Word muestra el número de palabras en la barra de estado, y también puede pulsar Ctrl+W para mostrar el recuento de palabras.
Comprobación de contenido mixto y errores HTML
El botón de Marcas en el grupo de Revisión de la pestaña Inicio de Word le permite comprobar todo tipo de errores de marcas en un documento, incluidos los errores de contenido mixto y HTML. Las opciones de comprobación de marcas son diferentes dependiendo de si estás trabajando en un documento o en una plantilla. Cuando haga clic en el botón Marcas, seleccione la primera opción del menú, marque la casilla junto a Marcas y haga clic en Aceptar. Word muestra los errores de marcado en el panel de comentarios, incluyendo cualquier contenido mixto y errores HTML. Para ver los errores de marcado, haga clic en la pestaña Comentarios. El botón Marcar también le permite crear un comentario en un documento. Seleccione el texto que desea comentar y luego haga clic en el botón Marcar. En el menú de marcado, seleccione Añadir comentario y luego escriba su comentario en el panel de comentarios. También puede seleccionar el texto que desea comentar y luego hacer clic en el botón Marcar, seleccionar Añadir comentario, seleccionar la opción Comentario en el documento y luego hacer clic en Aceptar. Word añade el comentario en el panel de comentarios y resalta el texto seleccionado en el documento.
Conclusión
Word es una aplicación potente y versátil. No es sólo una herramienta para crear documentos. También es una herramienta que puede utilizar para personalizar sus documentos, como los encabezados y pies de página y la configuración estándar. También puedes utilizar Word para dar formato a tus documentos e insertar imágenes. Word también te permite crear tablas, gráficos y diagramas. Y es fácil compartir tus documentos con otros enviándolos por correo electrónico. Este tutorial te presenta 20 funciones de Word que tal vez no conozcas o que tal vez utilices de vez en cuando, pero no lo suficientemente a menudo como para recordar cómo funcionan siempre. Desde las macros hasta la combinación de correspondencia y todo lo demás, permítanos llevarle a través de las funciones menos conocidas de Word.